Cumplir con la ley laboral no es un solo trámite, son muchas obligaciones a la vez, y es fácil que algo se quede en el camino. No hay una cifra oficial de cuántas pymes incumplen, pero los errores se repiten, y casi siempre son los mismos. La buena noticia es que la mayoría son fáciles de corregir si sabes cuáles son. Aquí están los siete que la STPS y el IMSS más detectan en empresas de tu tamaño, cada uno con la norma que se viola y cómo dejarlo en regla antes de que llegue una revisión.
En esta guía
- Qué revisa la STPS y por qué estos errores
- Error 1: No inscribir al IMSS o reportar un salario menor al real
- Error 2: Capacitar sin dejar constancia
- Error 3: No operar la Comisión de Seguridad e Higiene
- Error 4: Tratar la NOM-035 como algo opcional
- Error 5: Descuidar las condiciones de seguridad del lugar
- Error 6: Contratar de palabra, sin contrato escrito
- Error 7: Repartir mal o tarde la PTU
- Un resumen para tener a la mano
- ¿Y el REPSE, el teletrabajo o el equipo de protección?
- Preguntas frecuentes
Qué revisa la STPS y por qué estos errores
Antes de la lista, conviene saber cómo mira la autoridad, porque eso explica por qué estos siete pesan más que otros.
La inspección federal del trabajo revisa tres materias: las condiciones generales de trabajo, la capacitación, y la seguridad e higiene. A eso se suma el IMSS, que vigila la afiliación y las cuotas. Casi todo lo que sale mal en una pyme cae en alguno de esos cuatro frentes.
Y la inspección ya no es al azar. Para 2025 la STPS programó 43,000 inspecciones y, por primera vez, usa el SIDIL, un sistema que combina datos de la propia Secretaría, del IMSS por convenio y del INEGI para estimar qué empresas tienen mayor riesgo de incumplir. Si quieres ver a fondo cómo funciona esa fiscalización con datos, lo explicamos en este artículo. Lo importante aquí: hoy es más probable que te revisen, y revisan justo lo que sigue.
Dos notas sobre las multas, que valen para toda la lista. La Ley Federal del Trabajo fija las sanciones en UMA, no en pesos; para que tengas una referencia, 5,000 UMA son alrededor de $586,550 con el valor de 2026, pero usaremos los rangos en UMA porque el equivalente en pesos cambia cada año. Y la mayoría de estas multas se aplica por cada trabajador afectado (artículo 992), así que una misma omisión en una plantilla grande se multiplica rápido.
Error 1: No inscribir al IMSS o reportar un salario menor al real
Es el más caro, y el más común cuando se busca abaratar la nómina. Pasa de dos formas: no dar de alta al trabajador, o registrarlo con un sueldo menor al que de verdad gana para pagar menos cuotas.
La Ley del Seguro Social obliga a inscribir a cada trabajador y a comunicar altas, bajas y cambios de salario en un plazo de cinco días hábiles (artículo 15), reportando el salario base de cotización real, que integra el artículo 27. No hacerlo se sanciona con multa de 20 a 350 UMA por trabajador (artículo 304-B), y la omisión de cuotas, con una multa del 40 al 100 por ciento de lo que se dejó de pagar (artículo 304). A eso se suman las cuotas atrasadas, su actualización y recargos, y en casos graves puede haber consecuencias penales.
Cómo se hace bien: dar de alta a todo trabajador desde el primer día, con su salario real integrado.
Error 2: Capacitar sin dejar constancia
Muchas pymes sí capacitan, pero de palabra, sin papel. Y para la inspección, la capacitación que no se documenta es como si no existiera.
La Ley Federal del Trabajo obliga a capacitar y a tener un plan y programa, además de la constancia DC-3 por cada trabajador y curso (artículo 132, fracción XV, y artículos 153-A en adelante). Es de los incumplimientos más fáciles de detectar, porque o tienes las constancias o no las tienes. La multa va de 250 a 5,000 UMA (artículo 994, fracción IV), y se aplica por cada trabajador.
Cómo se hace bien: tener el plan, el programa y la constancia DC-3 de cada persona, listos para mostrarse.
Error 3: No operar la Comisión de Seguridad e Higiene
Aquí el error tiene dos versiones: no constituir la comisión, o tenerla solo en papel, sin recorridos ni actas. La segunda es la más común, y la inspección la detecta rápido.
La Ley Federal del Trabajo obliga a constituir comisiones de seguridad e higiene (artículo 509), y la NOM-019-STPS-2011 detalla cómo integrarlas, operarlas y documentarlas. No es llenar un formato una vez: implica recorridos periódicos, investigar accidentes y dejar actas. Como incumplimiento de seguridad e higiene, la multa va de 250 a 5,000 UMA (artículo 994, fracción V), por cada trabajador afectado.
Cómo se hace bien: integrar la comisión con representantes del patrón y de los trabajadores, hacer recorridos y documentar todo.
Error 4: Tratar la NOM-035 como algo opcional
La NOM-035, de factores de riesgo psicosocial, se confunde seguido con un programa de bienestar que se puede dejar para después. No lo es: es obligatoria y la inspección la revisa.
La norma (NOM-035-STPS-2018) exige una política de prevención, identificar y analizar los factores de riesgo psicosocial, y, según el tamaño de la empresa, evaluar el entorno organizacional, al menos cada dos años. Las obligaciones cambian según tengas hasta 15 trabajadores, de 16 a 50, o más de 50. La multa, por ser tema de seguridad e higiene, va de 250 a 5,000 UMA (artículo 994, fracción V).
Cómo se hace bien: aplicar la política y los cuestionarios que correspondan a tu tamaño, atender los resultados y conservar los registros.
Error 5: Descuidar las condiciones de seguridad del lugar
Este es el que se vincula con accidentes, y por eso es de los más costosos. Va desde instalaciones inseguras hasta falta de protección contra incendios o de señalización.
El Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo y varias normas (como la NOM-001 de edificios e instalaciones y la NOM-002 de incendios) fijan las condiciones mínimas según el giro. El artículo 994, fracción V, sanciona justamente al patrón que no observa en sus establecimientos las normas de seguridad e higiene, con multa de 250 a 5,000 UMA, por cada trabajador. El error frecuente no es solo no cumplirlas, sino documentar en papel cosas que en la práctica no existen.
Cómo se hace bien: implementar primero las medidas reales y luego documentar lo que de verdad existe, conforme a las normas de tu actividad.
Error 6: Contratar de palabra, sin contrato escrito
Frecuente sobre todo al crecer rápido: se contrata “de palabra” o con un contrato incompleto. El problema es que la ley pone la carga de la prueba en el patrón.
La Ley Federal del Trabajo exige que las condiciones consten por escrito (artículo 24) y enumera lo que debe llevar el contrato (artículo 25). Si no hay contrato escrito, la falta se le imputa al patrón (artículo 26), y en un juicio es la empresa la que debe probar las condiciones básicas, como el salario y la jornada (artículo 784). No tenerlo se sanciona con multa de 50 a 5,000 UMA (artículo 1002), y deja a la empresa sin su principal evidencia ante un conflicto. Si quieres dimensionar lo que cuesta ese conflicto, lo desglosamos en este artículo.
Cómo se hace bien: firmar el contrato por escrito en dos ejemplares con firmas, entregar uno al trabajador, con todos los elementos del artículo 25.
Error 7: Repartir mal o tarde la PTU
El reparto de utilidades parece sencillo, pero se equivoca seguido: fuera de plazo, o calculado sobre la utilidad contable en lugar de la base fiscal correcta. Y se detecta al cruzar la declaración anual.
La Ley Federal del Trabajo regula el reparto (artículos 117 a 131). El plazo clave: debe hacerse dentro de los 60 días siguientes a la fecha límite para presentar la declaración anual, no desde que la empresa paga el impuesto (artículo 122). Hacerlo mal o tarde se sanciona con multa de 250 a 5,000 UMA (artículo 994, fracción II), y pagar la multa no borra la deuda con los trabajadores.
Cómo se hace bien: calcular la PTU sobre la base fiscal correcta, integrar la comisión mixta y pagar dentro del plazo.
Un resumen para tener a la mano
| Error | Norma principal | Sanción |
|---|---|---|
| No inscribir o subdeclarar al IMSS | Ley del Seguro Social, arts. 15, 27, 304, 304-B | 40 a 100% de lo omitido + 20 a 350 UMA |
| Capacitar sin DC-3 | LFT, art. 132 fr. XV; art. 994 fr. IV | 250 a 5,000 UMA |
| Comisión de Seguridad e Higiene inactiva | LFT art. 509 y NOM-019; art. 994 fr. V | 250 a 5,000 UMA |
| NOM-035 sin implementar | NOM-035-STPS-2018; art. 994 fr. V | 250 a 5,000 UMA |
| Condiciones de seguridad del lugar | RFSST, NOM-001, NOM-002; art. 994 fr. V | 250 a 5,000 UMA |
| Contratar sin contrato escrito | LFT, arts. 24, 25, 26; art. 1002 | 50 a 5,000 UMA |
| PTU mal o tarde | LFT, arts. 117-131; art. 994 fr. II | 250 a 5,000 UMA |
La mayoría de estas multas se aplica por cada trabajador afectado (artículo 992).
¿Y el REPSE, el teletrabajo o el equipo de protección?
Son obligaciones importantes, pero no le aplican a todas las pymes, por eso no entran en los siete. Si tu empresa presta o contrata servicios especializados, el REPSE y las reglas de subcontratación son obligatorios. Si tienes gente en home office, aplica la NOM-037, que vemos a detalle en este artículo. Y si tu operación expone a riesgos físicos, el equipo de protección personal tiene su propia norma. Vale la pena revisarlos según tu caso.
El hilo de los siete errores es el mismo: casi siempre nacen de no saber qué se revisa o de no documentar lo que ya se hace. Revisarlos uno por uno no es complicado, pero sí toma método. Si quieres que tu equipo de RH y operaciones aprenda a cerrarlos antes de que llegue una inspección, lo podemos resolver con un programa In-Company a la medida de tu empresa.
Preguntas frecuentes
Subdeclarar o no inscribir al IMSS suele ser el más costoso, porque combina multa, cuotas atrasadas, actualización, recargos y, en casos graves, consecuencias penales. Pero las de seguridad e higiene también llegan a 5,000 UMA por cada trabajador afectado.
No. Para la inspección, la capacitación que no se documenta con su plan, programa y constancia DC-3 es como si no existiera. Es uno de los incumplimientos más fáciles de detectar.
Sí. Aplica a todos los centros de trabajo, con obligaciones que cambian según el tamaño: hasta 15 trabajadores, de 16 a 50, y más de 50. No es un programa opcional de bienestar.
La falta se le imputa al patrón, y en un juicio la empresa es la que debe probar las condiciones básicas, como el salario y la jornada. Además, se sanciona con multa. El contrato escrito es de lo más fácil de cumplir y de lo que más protege.
Muchas se aplican por cada trabajador afectado (artículo 992), así que una misma omisión en una plantilla grande se multiplica. Por eso los rangos en UMA, que parecen manejables, escalan rápido.
No, porque no le aplica a todas las pymes, solo a quienes prestan o contratan servicios especializados. Si es tu caso, es obligatorio y tiene sanciones altas, pero lo tratamos como caso especial, no como error universal.